De markt trekt aan en dat is mooi maar het effect is dat projectleiders, calculators en werkvoorbereiders voelbaar druk zijn. Ze komen soms handen tekort in de planning en de projectcalculatie toont geen genade. Daarom 8 tips van en voor projectleiders uit de installatietechniek om het hoofd boven water te houden.
Tip 1: Houd rekening met andere onderaannemers
Bij nieuw- en verbouwprojecten moeten monteurs naast andere onderaannemers samenwerken en dat kan lastig zijn. Tegelzetters, schilders en stukadoors gooien regelmatig hun planning om en de elektro/data monteur komt vaak als laatste aan de beurt voor de afwerking van WCD’s. Laat de monteurs daarom regelmatig rapporteren zodat je de ontwikkeling op de voet blijft volgen. Houd speling in de planning zodat je reeële vertragingen alvast opvangt. Zo voorkom je onverwachte vertraging en hoef je niet onnodig last minute onder hoge druk te presteren.
Tip 2: Plan vooruit en bestel op tijd
Bij Redlink merken wij soms tijdsdruk bij relaties wanneer materialen met een langere levertijd niet de dag erna op locatie kunnen zijn. Prefab kabels en patchkasten moeten bijvoorbeeld eerst geassembleerd worden. Geef jezelf daarom voldoende de ruimte om te plannen en bestel op tijd. Er zijn projectleiders die weken van te voren dit soort materialen aan ons voorleggen en bestellen. Het kan namelijk ook dat sommige materialen tijdelijk niet op voorraad zijn. Met voldoende tijd kunnen wij ze op voorraad nemen. Zo voorkom je frustratie in het bestelproces en blijf je gefocust.
Tip 3: Communiceren met monteurs
Liever eens te vaak gevraagd, dan een monteur tijdelijk zoek geraakt. Geef alle betrokkenen daarom heldere instructies en doe dat liever een keer teveel dan te weinig. Geef ze de bouwtekeningen, de contactgegevens en de materiaallijsten zodat alles helder blijft. Sta open voor tips van hun zijde tijdens de uitvoer want monteurs kennen de status van het project het best. Houdt dus ook tijdens de klus goed contact zodat er tijdig bijgestuurd kan worden. Dit voorkomt dat je voor verrassingen komt te staan en je prettig blijft samenwerken met je collega’s.
Tip 4: Communiceren met de opdrachtgever
Als je aan de monteurs merkt dat de klus niet soepel verloopt dan dreigt er al snel vertraging. De opdrachtgever merkt dit vaak direct. Daarom is regelmatig overleg met de opdrachtgever noodzakelijk. Sommige relaties willen wekelijks een korte call aan het begin of het eind van de week. Bij andere volstaat een korte mail met de voortgang van het project want als de klant jou belt dan ben je meestal te laat!
Tip 5: Patchkabels, vergeet ze niet!
Patchkabels zijn vaak een sluitpost en worden veelal vergeten. Bespreek ze daarom op tijd met de opdrachtgever en zorg ervoor dat er een schatting van het aantal patchkabels op de offerte staat. Dit voorkomt, in het slechtste geval, dat je aan het eind van het project een tweede keer over het budget moet praten met de opdrachtgever. Onverwachte kosten vallen meestal niet lekker en het komt niet professioneel over. Laat zien dat je van start tot eind onder controle hebt. Voorkom discussie en neem de patchkabels gelijk mee in het voortraject. Veel gebruikte lengtes zijn 1,2,3 en 5 meter in de kleur grijs. Houd er rekening mee dat kleuren soms beperkt op voorraad zijn. Bestel op tijd.
Tip 6: Houdt je planning op orde met “to-do-lijsten”
Als je merkt dat jouw projecten uitlopen en heb je moeite met het bewaren van het overzicht dan moet je orde gaan scheppen. Met to-do-lijsten werken wordt daarom door velen gedaan maar pas op! Maak ze niet oneindig lang en houdt de taken simpel, concreet en kort. Anders krijg je ze nooit af. Grote taken deel je op in kleinere taken. Leg ze naast je op het bureau. Een doorgestreepte to-do-lijst op vrijdagmiddag geeft je een goed gevoel.
Tip 7: Overweeg een Time Management training
Als je echt werk wilt maken van Time Management dan kan je het beste investeren in een training. Het aanbod is daarvoor erg groot. Sommige werkgevers hebben hiervoor een standaard opleidingsbudget maar lang niet altijd. Informeer bij de personeelsafdeling / HR-afdeling of overleg met de werkgever. Wellicht vindt hij het ook een goed idee en wil hij meehelpen. Op Springest, de grootste online databank met opleidingen / cursussen, vind je +500 opties. Van gratis modules tot incompany trainingen. Hier een paar voorbeelden.
- Time Management - van www.tijdwinst.com
- Er was eens … een lege inbox - van www.jobstability.nl
- Time Management in 1 dag - van www.spotlight.nl
Tip 8: Gebruik tools voor beter Time Management
Sommige projectleiders hebben veel steun aan digitale apps voor hun planning en organisatie. Er zijn legio applicaties waarmee je to-do-lijsten kan maken en afstrepen. Dat is handig want je kan ze onderweg aanpassen met de smartphone. Hieronder drie populaire apps. Of je houdt het simpel met de notitie app van je smartphone. Apple notities bijvoorbeeld.
Patchkabels nodig?
Als dit artikel jou geïnspireerd heeft om vooruit te kijken en alvast patchkabels te bestellen dan kan je die makkelijk aanvragen met via de button hieronder.
